Contacts Outlook
- Service de l'enseignememt
- Service de l'Enseignement
Outlook permet de gérer ses contacts de différentes manières. Un annuaire de tous les enseignants est géré par le canton. Vous n'avez accès qu'aux enseignants et aux élèves de votre ou de vos écoles. (Voir Contacts Edu.jura.ch: organisation proposée)
Vous pouvez cependant organiser vos propres groupes ou dossiers de contacts.
L’exportation/importation pour envoyer ses groupes à d’autres personnes demande quelques manipulations.
Gestion des contacts
Il est conseillé d’utiliser la version installée d’Outlook pour une meilleure expérience. Après une synchronisation, la totalité des éléments sera disponible sur la version Web.
En fonction des besoins, il est possible de créer :
des groupes de contacts (Outlook Bureau) ou des listes de contacts (Outlook Web) anciennement appelées listes de diffusion.
des dossiers de contacts
Les groupes ou listes de contacts permettent d’envoyer un mail à plusieurs destinataires sans avoir à rentrer chaque personne manuellement. Par exemple, en créant un groupe avec mes collègues du cycle 1 que je nomme Collègues C1, il me suffira d’indiquer Collègues C1 dans les destinataires pour que tous le reçoivent.
Les dossiers de contacts permettent de classer les contacts. Par exemple, je crée un dossier avec toutes les adresses mails des parents de la classe. Je peux ainsi les retrouver plus facilement en cas de besoin.
NB : Je peux utiliser mes dossiers de contacts pour créer des groupes de contacts.
A) Créer des groupes de contacts sur Outlook Bureau
Après l’ouverture d’Outlook, cliquer sur l’icône Contacts située en bas à gauche.
Dans la barre des menus, sélectionner « Nouveau groupe de contacts ».
Nommer ce groupe (1) et ajouter des membres (2) en sélectionnant l’option souhaitée. En choisissant « Carnet d’adresse », il est possible de voir toutes les écoles ; il suffira alors de cliquer sur son lieu d’enseignement pour trouver tous les collègues.
Double-cliquer sur les contacts pour les ajouter aux membres du groupe. Il est également possible de choisir plusieurs contacts en même temps avec la touche Ctrl ou Majuscule. Après cette sélection, il faudra cliquer sur le bouton membre pour les ajouter dans la liste.
Cliquer sur OK. Les contacts apparaissent alors dans le groupe de contacts.
Terminer en cliquant sur Enregistrer & Fermer (3).
Le groupe de contacts se trouve dans « Mes contacts ». En le sélectionnant, l’option « Envoyer un courrier » apparaît. Je peux aussi écrire le nom du groupe directement dans l’adressage d’un nouveau courrier.
Sur Outlook Web, la création d’une liste de contacts et l’ajout de nouveaux contacts est possible mais plus fastidieuse car chaque contact doit être ajouté individuellement.
Aller dans l’application Contacts via le lanceur d’applications.
Cliquer sur la flèche à côté de « Nouveau contact » et sélectionner « Nouvelle liste de contacts ».
Nommer la liste et ajouter des adresses de courrier.
Terminer en cliquant sur Créer.
B) Créer des dossiers de contacts sur Outlook Bureau
Après l’ouverture d’Outlook, cliquer sur l’icône Contacts située en bas à gauche.
Dans la barre des menus, sélectionner l’onglet « Dossier », puis « Nouveau Dossier ». Il est aussi possible de faire un clic-droit sur « Contacts » dans la fenêtre à gauche ».
Nommer le dossier et vérifier que le contenu est « Eléments Contact » et que l’emplacement se situe dans Contacts de la boite @edu.jura.ch (voir image). Valider en cliquant sur OK.
Le dossier s’affiche dans la liste à gauche.
Il est possible d’y glisser les contacts présents dans les autres dossiers.
Pour ajouter rapidement des contacts depuis l’annuaire du canton :
Cliquer sur « Carnet d’adresses » dans le Ruban du haut.
Sélectionner tous les contacts souhaités avec la touche Ctrl ou Majuscule.
Cliquer sur Fichier – Ajouter aux contacts
Retourner dans la liste des contacts, les sélectionner et les faire glisser dans le dossier souhaité.
A partir de cet instant, il est également aisé de créer un groupe de contacts en suivant les explications données en A. Au moment de l’ajout de membres dans le groupe de contacts à partir du carnet d’adresses, il suffira de chercher le dossier dans la liste déroulante pour afficher les contacts avant de les ajouter.
Comme précédemment, sur Outlook Web, la création d’un dossier de contacts et l’ajout de nouveaux contacts est possible mais plus fastidieuse car chaque contact doit être ajouté individuellement.
Aller dans l’application Contacts via le lanceur d’applications.
Dans la colonne de gauche, dérouler le menu Dossiers, choisir Nouveau dossier et donner un nom.
Se rendre dans Contacts, sélectionner les contacts souhaités et cliquer sur Déplacer vers pour les déplacer vers le dossier.
Après avoir créé le groupe de contact, il est aussi possible de sélectionner ceux-ci et de les ajouter à une liste de contacts.
Exporter/importer des dossiers de contacts
L’exportation des dossiers de contacts est plus facile en passant par la version Outlook Web.
Aller dans les contacts
Cliquer sur « Gérer » en haut à droite
Exporter les contacts
Sélectionner le dossier de contacts souhaité et exporter.
Le fichier peut être partagé et le destinataire peut l’importer de la même manière.
Partager des groupes de contacts
Il est possible de partager des groupes/listes de contacts, cela est particulièrement compliqué sur Outlook et fonctionne uniquement entre des adresses @edu.jura.ch.
Utiliser la version bureau d’Outlook
Faire un clic-droit sur le groupe de contacts que je souhaite partager et sélectionner « Transférer un contact – comme contact Outlook ».
Envoyer le mail à la personne désirée.
A la réception du mail, pour l’enregistrement dans les contacts, il y a quelques manipulations à faire ; la pièce jointe étant en lecture seule.
Ouvrir la pièce jointe.
Aller dans « Fichier – Informations – Déplacer vers un dossier – Copier dans un dossier – Contacts ».
Lorsque c’est enregistré, il faut aller dans les contacts, choisir le groupe de contacts, l’ouvrir et le mettre à jour pour que les membres du groupe s’affichent.
Une autre méthode se trouve ici :
La partie qui explique comment « Créer un groupe de contacts à partir d’une liste de noms dans un courrier électronique » est une alternative intéressante. Je prends un mail envoyé précédemment à tous mes collègues, je copie/colle la liste dans le corps de texte d’un mail à destination de la personne avec qui je souhaite partager les contacts. A la réception, elle peut créer un nouveau groupe de contacts par copier/coller.