Intranets du SEN et des écoles
- Service de l'Enseignement
- Service de l'enseignememt
A. Partager des communications à ses collègues
En tant que direction, vous recevez un courriel avec un lien vers le dossier partagé. Surtout ne transférez pas ce courriel aux collègues ! (car ça ne partagera pas le dossier concerné)
Comment faire?
Cliquez sur le lien contenu dans le courriel.
Revenez au niveau du dossier (lien au-dessus des fichiers).
Partager le dossier vers vos collègues :
Choisissez les destinataires (quelques collègues ou tous les enseignant-e-s de votre école).
Choisissez un partage en lecture seule ou en modification.
Quelques autres points d’attention :
Pour les enseignant-e-s, le Sharepoint est un ensemble de dossiers vides, car ils n’ont pas un accès direct aux anciens documents du SEN. Donc cela ne sert à rien de les envoyer surfer sur cet intranet : ils seront déçus.
Comment faire? Vous pouvez faire le tour des dossiers de votre intranet en vue d’un partage à vos enseignant-e-s des dossiers qui peuvent les intéresser directement (par exemple les formulaires RH)
OneDrive est directement relié au Sharepoint. Il est possible de lire le contenu de l’intranet de votre école depuis OneDrive. Mais attention, ce n’est pas possible de partager les dossiers Sharepoint depuis OneDrive (ça ne fonctionne pas).
Comment faire? Passer toujours par le Sharepoint (interface rouge) pour partager.
B. Partager un document spécifique à ses collègues
Pour partager un document spécifique à un ou des collègues procédez comme ceci :
Se rendre dans le dossier où l’on veut partager le document
Se rendre sur la ligne du document que l’on veut partager et cliquez sur les 3 points puis sur « partager »
Cliquez ensuite sur la partie en jaune dans la capture d’écran ci-dessous
Puis sélectionner « des personnes spécifiques »
Pour le paramètre « autoriser la modification » c’est à vous de juger si cela doit être activé ou non.
Cliquez sur « appliquer »
Vous pouvez ensuite insérer manuellement les personnes qui doivent avoir accès à ce document
Cliquez sur « envoyer »
Un e-mail avec un lien arrivera dans la boîte e-mail @edu.jura.ch des personnes que vous aurez inscrites. Le lien enverra les personnes directement dans le document partagé et pas dans le dossier !
C. Poster un document depuis votre école vers le SEN
En tant que direction vous pouvez utiliser la bibliothèque "Documents à communiquer au SEN" comme boîte postale. Lors de l'envoi, une copie de vos documents sera poussée dans le répertoire d'une des sections de l'intranet du SEN. Après envoi, vous pourrez, si vous le souhaitez, supprimer l'original se trouvant dans votre dossier "Documents à communiquer au SEN", puisque la copie a été envoyée.
Ouvrez la bibliothèque "Documents à communiquer au SEN"
Nouveau > Dossier (on préférera un dossier, car cela nous permet d'envoyer plusieurs documents en une seule opération)
Entrez dans le dossier, puis Charger > des fichiers et sélectionner les fichiers sur votre ordinateur.
Remonter au niveau du dossier en cliquant sur "Documents à communiquer au SEN" ( On préférera ne pas envoyer chaque document séparément.)
Préparer l'envoi en cliquant sur Préparer
Remplir correctement 3 champs de la fenêtre qui s'ouvre :
Si un des points 1 à 3 fait défaut, le dossier ne sera pas envoyé.
Cliquer sur Envoyer au SEN: une fenêtre s'ouvre sur la droite. Cliquez tout en bas sur Envoyer.
Une copie de votre dossier avec tous les documents parvient à la section du SEN qui est concernée. Cet envoi est accompagné d'un courriel automatique qui prévient le(s) destinataire(s).
Si tout s'est bien déroulé, on retrouve le message Terminé. Si ce n'est pas le cas, en principe, c'est l'étape 6 qui a été mal réalisée.
Vous pouvez aussi consulter la vidéo suivante qui reprend les différentes opérations.
La vidéo ci-dessus montre comment partager une communication.
A. Partager des communications à ses collègues
En tant que direction, vous recevez un courriel avec un lien vers le dossier partagé. Surtout ne transférez pas ce courriel aux collègues ! (car ça ne partagera pas le dossier concerné)
Comment faire?
Cliquez sur le lien contenu dans le courriel.
Revenez au niveau du dossier (lien au-dessus des fichiers).
Partager le dossier vers vos collègues :
Choisissez les destinataires (quelques collègues ou tous les enseignant-e-s de votre école).
Choisissez un partage en lecture seule ou en modification.
Quelques autres points d’attention :
Pour les enseignant-e-s, le Sharepoint est un ensemble de dossiers vides, car ils n’ont pas un accès direct aux anciens documents du SEN. Donc cela ne sert à rien de les envoyer surfer sur cet intranet : ils seront déçus.
Comment faire? Vous pouvez faire le tour des dossiers de votre intranet en vue d’un partage à vos enseignant-e-s des dossiers qui peuvent les intéresser directement (par exemple les formulaires RH)
OneDrive est directement relié au Sharepoint. Il est possible de lire le contenu de l’intranet de votre école depuis OneDrive. Mais attention, ce n’est pas possible de partager les dossiers Sharepoint depuis OneDrive (ça ne fonctionne pas).
Comment faire? Passer toujours par le Sharepoint (interface rouge) pour partager.
B. Partager un document spécifique à ses collègues
Pour partager un document spécifique à un ou des collègues procédez comme ceci :
Se rendre dans le dossier où l’on veut partager le document
Se rendre sur la ligne du document que l’on veut partager et cliquez sur les 3 points puis sur « partager »
Cliquez ensuite sur la partie en jaune dans la capture d’écran ci-dessous
Puis sélectionner « des personnes spécifiques »
Pour le paramètre « autoriser la modification » c’est à vous de juger si cela doit être activé ou non.
Cliquez sur « appliquer »
Vous pouvez ensuite insérer manuellement les personnes qui doivent avoir accès à ce document
Cliquez sur « envoyer »
Un e-mail avec un lien arrivera dans la boîte e-mail @edu.jura.ch des personnes que vous aurez inscrites. Le lien enverra les personnes directement dans le document partagé et pas dans le dossier !
C. Poster un document depuis votre école vers le SEN
En tant que direction vous pouvez utiliser la bibliothèque "Documents à communiquer au SEN" comme boîte postale. Lors de l'envoi, une copie de vos documents sera poussée dans le répertoire d'une des sections de l'intranet du SEN. Après envoi, vous pourrez, si vous le souhaitez, supprimer l'original se trouvant dans votre dossier "Documents à communiquer au SEN", puisque la copie a été envoyée.
Ouvrez la bibliothèque "Documents à communiquer au SEN"
Nouveau > Dossier (on préférera un dossier, car cela nous permet d'envoyer plusieurs documents en une seule opération)
Entrez dans le dossier, puis Charger > des fichiers et sélectionner les fichiers sur votre ordinateur.
Remonter au niveau du dossier en cliquant sur "Documents à communiquer au SEN" ( On préférera ne pas envoyer chaque document séparément.)
Préparer l'envoi en cliquant sur Préparer
Remplir correctement 3 champs de la fenêtre qui s'ouvre :
Si un des points 1 à 3 fait défaut, le dossier ne sera pas envoyé.
Cliquer sur Envoyer au SEN: une fenêtre s'ouvre sur la droite. Cliquez tout en bas sur Envoyer.
Une copie de votre dossier avec tous les documents parvient à la section du SEN qui est concernée. Cet envoi est accompagné d'un courriel automatique qui prévient le(s) destinataire(s).
Si tout s'est bien déroulé, on retrouve le message Terminé. Si ce n'est pas le cas, en principe, c'est l'étape 6 qui a été mal réalisée.
Vous pouvez aussi consulter la vidéo suivante qui reprend les différentes opérations.