Préambule 

OneDrive est un service de stockage dans le cloud de Microsoft compris dans l’offre M365. Il permet de stocker les fichiers personnels et professionnels de chaque utilisateur. Les données sensibles ne doivent pas être déposées sur OneDrive sauf en cas de cryptage. 

Les documents sont accessibles sur toutes les machines soit via l’application dédiée soit via la navigateur internet du moment que je me connecte avec mes identifiants @edu.jura.ch. 

Chaque utilisateur dispose de 1 To d’espace de stockage. 

OneDrive est également un service de partage de fichiers. 

Utilisation de OneDrive

A quoi dois-je prendre garde avec les documents enregistrés sur OneDrive ?

L’espace de stockage OneDrive permet d’accéder à des documents depuis plusieurs lieux, depuis plusieurs ordinateurs et de les partager.

Copie de sauvegarde de vos documents

Si vous perdez un document en ligne, il ne pourra pas être restauré. Le SEN et le SDI n’assurent aucune copie de sauvegarde de vos documents.

Les documents doivent être sauvegardés sur votre ordinateur personnel ou sur le serveur de votre école : la version sur OneDrive n’est donc qu’une copie.

Type de données

Les données sensibles comme les évaluations, absences, remarques liées à l’attitude face au travail ou à la santé de l’élève, sont traitées et stockées exclusivement dans l’espace sécurisé défini par l’école. Elles restent confidentielles et ne sont pas divulguées en-dehors du cercle des personnes autorisées. Elles ne peuvent pas être stockées sur OneDrive de edu.jura.ch. Par ailleurs, ce type de données ne doit pas circuler dans des services de courriels ou de messagerie instantanée.

Les données personnelles comme les noms de famille, coordonnées ou photos de groupe ne contenant pas de données sensibles, par exemple, peuvent être stockées sur OneDrive de edu.jura.ch

Les données pédagogiques (servant à animer les cours) et les travaux des élèves ne contenant pas de données personnelles peuvent être enregistrées librement.

Où sont stockées les données en cloud et qui peut y accéder ?

Pour Microsoft 365, les données du domaine edu.jura.ch sont stockées en Suisse. Le contrat conclu par Educa avec Microsoft respecte la LGPD et la LPD.

Comme les données sont stockées dans le cloud, protégées par votre identifiant, elles ne sont accessibles que par vous-même et par le propriétaire du conteneur Microsoft (soit des techniciens assermentés au Service de l’informatique de la République et Canton du Jura)

Puis-je partager des documents en ligne ?

Aller directement à la fin des métadonnées Aller au début des métadonnées

Vous pouvez partager des documents pour travailler de manière collective, directement en ligne. Les documents édités en ligne peuvent être consultés et modifiés en même temps ou successivement par toutes les personnes disposant du partage, s’ils sont sauvegardés sur OneDrive. 

Seul le ou la propriétaire d’un document a l’autorisation de le partager. 

Remarque à propos de la version bureau de OneDrive

L’installation de la version bureau de OneDrive en vue d’une utilisation adéquate n’est pas facile et comporte quelques risques, notamment remplir votre disque dur ou synchroniser des données non souhaitées.

Nous recommandons fortement de ne pas configurer la version bureau de OneDrive avant que des informations détaillées vous parviennent en août.

Tester la version en ligne de OneDrive, directement depuis un navigateur, dans office.com, car elle permet de se rendre compte de ce qui est dans le cloud et sur votre ordinateur.

Outils de formation 

Microsoft met à disposition des contenus d’aide pour apprendre à utiliser OneDrive : https://support.microsoft.com/fr-fr/office/video-de-formation-onedrive-1f608184-b7e6-43ca-8753-2ff679203132

Accès à OneDrive 

Via un navigateur 

Pour me connecter à OneDrive, je me rends sur la page d’accueil Office ou ma boîte Outlook en ligne, je clique sur le lanceur d’application en haut à gauche et je sélectionne OneDrive.

Via les applications 

Des applications sont disponibles pour Windows, MacOS, IOS, Android. Elles sont à utiliser sur un appareil personnel ou professionnel avec une session protégé par mot de passe. En effet, les fichiers devenant accessibles directement, quiconque ayant un accès à l’appareil pourrait également avoir accès aux fichiers. 

Utilisation de OneDrive 

Les paragraphes ci-dessous donne des explications pour exploiter au mieux OneDrive : 

• Fonctionnalités de base 
• Installation de la version bureau 

Fonctionnalités de base 

En complément au tutoriel ci-dessus et aux outils de formation du site Microsoft : 

• Il est conseillé d’avoir une certaine organisation dans OneDrive en ne chargeant pas tous les fichiers dans le dossier-racine.  
• Il peut être utile de créer une arborescence des dossiers en mettant des nombres devant, par exemple : 1 Ecole ; 2 Mes fichiers ; 3 A imprimer ; etc. 
• Lors de la création d’un fichier en ligne, il sera plus aisé de le créer directement depuis le bon dossier via le bouton Nouveau / Document. Dès l’ouverture, je nomme le fichier. 

Installation de la version bureau

En complément au tutoriel ci-dessus et aux outils de formation du site Microsoft : 

• Décocher les cases d’ajout de la gestion de sauvegarde des dossiers afin d’éviter que tout ce que je mets sur le Bureau et dans le dossier Mes images et Mes documents ne soient synchronisés.  

• Suppression de OneDrive sur ordinateur (cela ne supprime pas les fichiers qui resteront disponibles en ligne). 

• Ces options sont disponibles dans les paramètres de OneDrive.